Архив редко разрастается по плану. Сначала бумаги складывают «на всякий случай», потом коробки занимают отдельную комнату, а когда наконец доходят руки до разбора, выясняется, что никто не знает, что можно уничтожать, а что придётся хранить ещё сорок лет. Ошибка в обе стороны обходится дорого: уничтожить раньше срока — нарушение, хранить всё подряд — расходы и лишние риски по персональным данным.
Разберём, откуда берутся сроки хранения, как проводится экспертиза ценности, кто и как оформляет акт о выделении документов к уничтожению и чем этот акт отличается от акта о физическом уничтожении. Перечни и сроки периодически пересматриваются, поэтому перед разбором архива их стоит сверять с действующей редакцией.
Откуда берутся сроки хранения
Сроки хранения устанавливаются не внутренним решением организации, а нормативными перечнями. Базовый документ — перечень типовых управленческих архивных документов, который охватывает большинство бумаг любой компании: от приказов и договоров до кадровой документации. Помимо него действуют отраслевые перечни и специальные требования — налоговые, бухгалтерские, а также правила по работе с персональными данными.
Ориентиры, которые полезно держать в голове:
- приказы по основной деятельности, уставные документы, годовая бухгалтерская отчётность — постоянное хранение;
- документы по личному составу — трудовые договоры, личные карточки, приказы о приёме и увольнении — десятилетия хранения, конкретный срок зависит от даты завершения делопроизводством;
- первичные учётные документы, регистры, счета-фактуры — несколько лет, отсчёт ведётся не от даты документа, а от окончания отчётного периода или от иного установленного момента;
- переписка по текущим вопросам, заявки, черновики — короткие сроки хранения.
Главная тонкость — момент начала отсчёта. Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством. То есть документ 2020 года, законченный в декабре, начинает «отсчёт» только с января 2021-го. Из-за этого нюанса дела нередко уничтожают на год раньше положенного.
Экспертиза ценности и роль комиссии
Прежде чем что-либо уничтожать, проводится экспертиза ценности документов. Её задача — определить, какие дела подлежат постоянному или длительному хранению, а какие можно выделить к уничтожению. Занимается этим экспертная комиссия организации: её состав утверждается приказом, в неё обычно входят делопроизводитель или архивариус, кадровик, бухгалтер и юрист.
Порядок работы выглядит так:
- Дела просматриваются полистно или выборочно — по описям и заголовкам, но с проверкой фактического содержания.
- Документы постоянного и длительного хранения включаются в описи и остаются в архиве.
- Дела с истёкшими сроками отбираются и вносятся в акт о выделении к уничтожению.
- Проверяется, нет ли по этим документам незакрытых обязательств, споров, проверок или судебных разбирательств.
- Акт утверждается руководителем организации.
Пункт про споры и проверки — не формальность. Если по документам идёт налоговая проверка или судебное разбирательство, уничтожать их нельзя даже при истёкшем нормативном сроке: они могут потребоваться как доказательство, а их отсутствие будет истолковано не в пользу организации.
Акт о выделении к уничтожению и акт об уничтожении
Это два разных документа, и их регулярно путают. Первый фиксирует решение: перечислены дела, их заголовки, годы, количество и номера по описи, указано основание — статья перечня со сроком хранения. Второй подтверждает факт: документы физически уничтожены таким-то способом, такого-то числа.
Если уничтожение выполняет подрядчик, акт об уничтожении оформляет он, а организация получает свой экземпляр. Если процедура проводится своими силами, акт составляет комиссия, и в нём расписываются присутствовавшие. В обоих случаях в акте указывают способ уничтожения, дату, объём и подписи ответственных.
Отдельная линия — персональные данные. Их уничтожение оформляется в порядке, установленном законодательством о защите персональных данных, и требует собственного акта с перечнем уничтоженных носителей. Для организации это важный документ: именно он подтверждает, что данные не хранились дольше положенного.
Как организовать процедуру на практике
Небольшой объём бумаг можно измельчить офисным шредером, но при разборе архива за несколько лет счёт идёт на сотни килограммов, и ручное измельчение превращается в многодневную задачу с риском перегрева техники. Логичнее передать партию профильному исполнителю.
В Калужской области уничтожение архивных документов организует КЗПАТ — Калужский завод по производству альтернативного топлива, который создаёт из отходов альтернативу природному газу. Компания принимает документы на промышленное измельчение, забирает партию с территории заказчика и оформляет подтверждающие документы, а измельчённая бумажная масса дальше идёт во вторичное сырьё или на изготовление топлива. Наряду с архивами предприятие работает с бумагой и картоном, пластиком, тканью, древесиной, коммунальными отходами и отходами IV–V класса опасности, поэтому расчистку архива удобно совместить с вывозом остального накопившегося на складе.
При организации процедуры имеет смысл заранее договориться о нескольких вещах: как документы упаковываются и маркируются, кто присутствует при погрузке, допускается ли наблюдение представителя заказчика при измельчении и какие документы будут выданы по итогам.
Частые ошибки при разборе архива
Большинство проблем возникает не на этапе измельчения, а на этапе подготовки:
- уничтожение по истечении срока без экспертизы ценности — под нож попадают дела постоянного хранения;
- неправильный отсчёт срока — от даты документа, а не от окончания года, в котором дело закрыто;
- уничтожение кадровых документов «вместе со всеми» — по ним сроки существенно длиннее, а восстановить их невозможно;
- отсутствие акта о выделении к уничтожению: бумаги вывезены, но чем это подтверждено — неясно;
- сдача документов на макулатуру без измельчения, «как есть», — прямой путь к утечке персональных данных;
- уничтожение документов, по которым идёт проверка или судебный спор.
Разумная практика — проводить экспертизу ценности регулярно, раз в год, а не героическими кампаниями раз в десятилетие. Тогда архив не превращается в неразбираемый склад, объём разовой партии остаётся посильным, а риск случайно уничтожить нужное или сохранить лишнее сводится к минимуму. Заодно решается и бытовая задача: освобождается помещение, которое обычно нужно совсем для другого.